¿Cómo crear un catálogo de Cuentas Contables en Quickbooks Online?
Si estás utilizando Quickbooks online pero aún no has terminado de configurar tu cuenta, aquí te mostraremos cómo hacerlo paso a paso.
Para comenzar, inicia sesión en tu cuenta de Quickbooks Online. Una vez que estés en la pantalla principal, verás el símbolo de engranaje en la parte superior derecha de la pantalla. Haz clic en él y selecciona la opción «Tu empresa». Luego, ve a la sección de «Plan de cuentas».
Aquí encontrarás un catálogo de cuentas que podrás adaptar según las necesidades de tu empresa y la información que te permita identificar mejor tus transacciones y los informes de tu balance.
El plan de cuentas es una herramienta fundamental en Quickbooks Online, ya que te permite organizar todas las cuentas y saldos de tu empresa de manera eficiente. Con este plan de cuentas, podrás tener un mejor control sobre tus transacciones, saber exactamente cuánto dinero tienes en cada cuenta y cuándo debes realizar pagos o cobros.
Personalizar tu plan de cuentas es muy sencillo. Solo debes hacer clic en la pestaña «Contabilidad» y seleccionar la opción «Plan de cuentas». Allí encontrarás una lista de cuentas predefinidas, las cuales podrás adaptar según las necesidades de tu empresa.
El orden en el que aparecen las cuentas en el plan de cuentas está determinado por el tipo de cuenta. Además, el tipo de cuenta también determina en qué estado financiero aparece y cómo se utilizan las transacciones.
En la columna de «Tipo» del plan de cuentas, encontrarás diferentes categorías como cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, costo de ventas y gastos. Puedes desplazarte hacia abajo para encontrar estas cuentas y personalizarlas según tus necesidades.
Para crear una cuenta nueva y personalizada en tu catálogo de cuentas, simplemente dirígete a la parte superior del cuadro de cuentas y haz clic en el botón «Nuevo». Esta opción te permitirá agregar una cuenta que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa.
Se desplegará un recuadro en el que se te solicitarán los diferentes datos que debes completar según el tipo de cuenta que deseas crear. El tipo de cuenta determinará si aparecerá en el balance general o en el estado de pérdidas y ganancias.
Tipo de cuenta
En la opción de «tipos de cuenta» en la parte superior se encuentran las cuentas del balance general, seguidas de las cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
Tipo de detalle
Luego debes seleccionar el tipo de detalle, ten en cuenta que esto no afectará cómo se utiliza la cuenta ni cómo se muestra en los estados financieros. Simplemente es una descripción que te ayudará a identificar el tipo de cuenta de manera más clara y precisa.
Nombre de la cuenta
Ahora, es momento de asignar un nombre a la cuenta. En este ejemplo, al crear una cuenta bancaria, utilizaremos el nombre del banco donde se encuentra, el tipo de cuenta bancaria y los últimos dígitos del número de cuenta para una mejor identificación.
Número
Si tienes activo en tu configuración la opción de “mostrar número de cuenta contable” te aparecerá la opción de número, en el recuadro, el cual te puede ayudar si deseas asignar una secuencia en códigos para identificar mejor tus números de cuenta contable.
Descripción
En el campo de descripción, tienes la opción de incluir el número completo de la cuenta bancaria o dejarlo en blanco, ya que no es un dato obligatorio.
Divisa
La opción de «Divisa» es especialmente útil si tu empresa tiene cuentas en otras monedas o en el extranjero y necesitas llevar un control preciso de las transacciones en diferentes monedas. Con Quickbooks Online, podrás realizar la conversión correspondiente al cambio de divisa y ver el resultado en el reporte de balance general o en el estado de pérdidas y ganancias en la moneda local.
En la opción de Balance, deberás indicar el saldo inicial de la cuenta contable (Verifica este dato con tus libros contables, ya que luego no podrás modificarlo desde el catálogo de cuentas) y la fecha de inicio. luego solo debes dar en “Guardar y cerrar” en el botón verde que aparece en la parte posterior derecha de tu pantalla.
Listo, ya sabes como personalizar tu catálogo de cuentas contables, recuerda que debes de hacer para los diferentes tipos de cuenta.
¡Manejar tu contabilidad nunca había sido tan fácil y eficiente!
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